Een goede consultancy-partner moet juist eens vaker ‘nee’ tegen je zeggen

Je vraagt om een applicatie en krijgt snel een offerte, zonder lastige vragen. Precies daar begint het probleem. De duurste trajecten zijn zelden de trajecten waarin iemand tegengas gaf. In dit blog lees je waarom een consultancy-partner die vooraf kritisch meedenkt je meer oplevert dan een partij die alles bouwt wat je vraagt.

Waarom “ja” de makkelijkste (en duurste) keuze is

Een leverancier die instemt, houdt de sfeer goed en de opdracht binnen. Jij hebt gevraagd om een dashboard, dus je krijgt een dashboard. Zes maanden later blijkt dat het dashboard data toont uit een bron die niemand onderhoudt, dat drie afdelingen een andere definitie van dezelfde cijfers hanteren en dat het onderliggende proces nog steeds handmatig is.

De software doet precies wat er gevraagd was, alleen is het probleem nog steeds niet opgelost. Dat is geen kwestie van technisch falen, maar een gespreksfout aan het begin van het traject. Er was namelijk niemand die heeft doorgevraagd tot de echte vraag boven tafel kwam.

Bij consultancy hoort dat doorvragen tot de kern van het vak. Adviezen moeten eerlijk onderbouwd worden, ook als de conclusie is dat je iets beter niet kunt doen. Dat gesprek is misschien soms oncomfortabel, maar bespaart je misschien wel een half jaar aan tijd en tien- of zelfs honderdduizenden euro’s aan budget.

De vraag achter de vraag zit zelden in de techniek

Een goede adviseur hoeft geen technische achtergrond te hebben. Vaak is het zelfs een voordeel als dat er niet is. Wel moet hij of zij de taal van het management spreken, een proces in korte tijd doorgronden en verbanden zien tussen afdelingen die elkaar zelden spreken.

Want de meeste vraagstukken die als softwarevraag binnenkomen, zijn dat niet. Ze gaan over hoe werk georganiseerd is, wie waarover beslist en waar informatie blijft hangen. Dat is business-architectuur, niet applicatie-architectuur. Bouw je software bovenop een proces dat niet klopt, dan automatiseer je de ruis mee en zit die er daarna definitief in.

In de praktijk betekent goed advies dus dat er twee lagen onderzocht worden:

• De businesskant: Welk doel dient dit, wie heeft er belang bij, welke afspraken en uitzonderingen zitten er in het proces en wat verandert er straks in het werk van mensen (mede door de komst van AI)?
• De architectuurkant: Waar staat de brondata, welke systemen zijn leidend, wat gebeurt er bij groei, hoe is security ingericht en welke afhankelijkheden creëer je voor de lange termijn?

Een adviseur die alleen de tweede laag bekijkt, levert een technisch correcte oplossing aan voor de verkeerde vraag.

Hoe snelle pleisters ongemerkt schuld opbouwen

Los bekeken is elke snelle oplossing verdedigbaar. Even een koppeling erbij, even een extra veld, even een uitzondering voor die ene klant. Bij elkaar vormen ze een landschap dat niemand meer overziet.

Dat is technical debt: je leent tempo van vandaag tegen rente die je later betaalt. Die rente is goed herkenbaar:

• Elke wijziging duurt langer, omdat niemand durft in te schatten wat er verderop stukgaat.
• Kennis zit bij één of twee mensen, en je merkt dat pas als zij vertrekken.
• Testen wordt handwerk, waardoor releases zeldzamer en spannender worden.
• Het antwoord op nieuwe wensen is standaard “nee”. Niet omdat ze onredelijk zijn, maar omdat het systeem ze niet aankan.

Het verraderlijke is dat je die schuld niet op een balans ziet staan. Je merkt hem alleen aan het tempo waarin je organisatie nog kan reageren op de markt. Dat gevoel van haast waarmee je aan een traject begint, is vaak al het gevolg van keuzes uit eerdere jaren. Daarover schreven we eerder in het artikel ‘ontwikkelen duurt te lang, en we hebben haast’.

De offertetool die geen offertetool was

Neem het volgende voorbeeld: Een dienstverlener wil een offertetool, omdat het opstellen van offertes te veel tijd kost. De vraag is helder en de bouw duurt een paar maanden.

Bij het doorvragen blijkt de tijd niet in het opstellen te zitten, maar in het uitzoeken vooraf. Prijsafspraken staan op drie verschillende plekken: in het ERP, in een spreadsheet van sales en in het hoofd van twee accountmanagers. Bij elke offerte worden die drie bronnen handmatig tegen elkaar gelegd.

Een offertetool zou dat probleem niet oplossen, want ook de tool zou uit drie bronnen moeten putten en alsnog een handmatige controle nodig hebben. Het advies is dus eerst iets anders: prijsafspraken op één plek onderbrengen en die als leidende bron aanwijzen.

Pas daarna wordt er gebouwd. De uitkomst is kleiner dan de oorspronkelijke vraag, sneller live en jaren later nog in gebruik, omdat nieuwe prijsstructuren simpelweg in de bron landen in plaats van in de applicatie. Dat is het verschil tussen schaalbare maatwerksoftware en een applicatie die vanaf de eerste dag onderhoud kost.

Wat je van een betrouwbare partner mag verwachten

Een werkwijze waarin een adviseur kritisch meedenkt met jou als opdrachtgever is dus een belangrijke tussenstap die in veel organisaties over het hoofd wordt gezien. Als je kiest voor ADA ICT als consultancy-partner, zul je merken dat de volgende aspecten bijdragen om binnen jouw organisatie de vraag achter de vraag boven tafel te krijgen:

1. Er wordt gevraagd naar je bedrijfsdoel voordat er over functionaliteit gesproken wordt.
2. Bij het gesprek zit niet alleen IT, maar ook iemand uit de business en uit beheer.
3. Je krijgt een toepasbaar plan met keuzes, risico’s en een realistische route die passen bij jouw organisatie.
4. Het plan mag je ook door je eigen team laten uitvoeren, zonder dat de relatie daarmee eindigt.
5. Er wordt hardop benoemd wat een keuze je over vijf jaar kost, niet alleen wat hij nu oplevert.

Dat laatste punt is waar duurzame oplossingen ontstaan. Een architectuur die meegroeit, is zelden de goedkoopste optie in maand één en bijna altijd de goedkoopste over de looptijd. Dat vraagt om een platform dat wijzigingen aankan, zoals OutSystems, maar vooral om iemand die durft te zeggen dat de gevraagde oplossing niet de juiste is.

Begin met het gesprek, niet met de offerte

Twijfel je over richting, prioriteiten of haalbaarheid, dan is een quickscan of een second opinion een goedkopere eerste stap dan een bouwtraject. Je krijgt scherp wat je echt moet oplossen en welke route daarbij past. Soms is de uitkomst dat je niets hoeft te bouwen.

Benieuwd hoe wij werken? Maak kennis met ons of neem contact op en je weet binnen een half uur of onze blik iets toevoegt aan jouw vraagstuk!